Les renseignements personnels que nous traitons varient en fonction de votre lieu de travail, de votre poste et de l’entité Capital One qui vous emploie. Les catégories de renseignements personnels que nous traitons peuvent inclure les éléments suivants :

• Coordonnées ou identifiants personnels, tel que le nom, les coordonnées professionnelles ou personnelles (adresse courriel, numéros de téléphone, adresse physique), identifiants en ligne, signature, adresse IP et identifiants de connexion au compte.
• Renseignements démographiques, tel que le sexe, la date et le lieu de naissance, l’âge, l’origine nationale, l’origine ethnique, le handicap, le statut militaire/d’ancien combattant et l’appartenance à des groupes parrainés.
• Renseignements d'identification, tels que le numéro d’identification national, le numéro de permis de conduire, le numéro d’identification d’employé ou toute autre pièce d’identité nationale, et la photographie.
• État civil et renseignements sur la famille, tels que le statut marital/de partenariat civil, les partenaires domestiques, les personnes à charge, les coordonnées en cas d’urgence.
• Renseignements financiers et fiscaux, tel que les coordonnées bancaires (y compris les numéros de compte financier, les numéros de compte de titres, les activités de trading), le numéro d’identification fiscale, le code de localisation fiscale, les renseignements de planification fiscale pour les expatriés, les bénéficiaires, les numéros de carte de crédit et les transactions, et le numéro de sécurité sociale.
• Renseignements relatifs à l’autorisation de travail, tel que la citoyenneté, les données du passeport et les détails du permis de séjour ou de travail.
• Renseignements relatifs à la vérification des antécédents (si la législation locale le permet), tel que le nom, le numéro de sécurité sociale, la date de naissance, les rapports de solvabilité, les relevés de notes, les dossiers militaires, les antécédents professionnels et le casier judiciaire.
• Poste et statut professionnel, tel que la description du poste actuel, le titre du poste, le statut de l’entreprise, la catégorie de gestion, l’unité commerciale, le code du poste, le barème salarial, l’échelle ou le niveau de rémunération, les fonctions et sous-fonctions, le nom et le code de l’entreprise (c’est-à-dire votre employeur légal), nom et code de la succursale/unité/département, emplacement, statut et type d’emploi, temps plein/temps partiel, admissibilité à la retraite et renseignements sur le(s) supérieur(s) hiérarchique(s), historique interne des emplois et des fonctions, responsabilités professionnelles, date d’entrée en service, dates de promotion, catégorie d’employé, ancienneté.
• Antécédents professionnels, compétences et certifications, tels que les antécédents professionnels, les dates et motifs d’embauche/réembauche et de licenciement, l’ancienneté, les promotions et les mesures disciplinaires, les dates de mutation et les renseignements contenus dans les lettres de candidature et les CV (antécédents professionnels internes et externes, renseignements sur la formation, relevés de notes, moyenne pondérée cumulative, notes, mesures disciplinaires, qualifications professionnelles, compétences linguistiques et autres compétences pertinentes, certifications et dates d’expiration des certifications).
• Renseignements relatifs à la gestion des talents, tels que les détails sur les évaluations de performance, les programmes d’apprentissage en ligne, les évaluations de performance et de développement, la volonté de déménager, les renseignements utilisés pour remplir les biographies des associés, les références de tiers et les lettres de candidature, la satisfaction des associés, les opinions et les déductions.
• Participation à des formations et certifications, telles que la participation à des programmes de formation et de développement, l’achèvement et la certification, et les dates d’expiration des certifications.
• Rémunération et paie, telles que le salaire de base, la rémunération incitative, les primes, les avantages sociaux et les indemnités, le type de rémunération, l’échelon salarial dans la catégorie attribuée, les détails sur les options sur actions, les attributions d’actions et autres primes, la devise, la fréquence de paiement, la date d’entrée en vigueur de la rémunération actuelle, les révisions salariales, les primes de rémunération à long terme, la rémunération totale, les avis de choix d’avantages sociaux, les actions achetées dans le cadre du plan d’achat d’actions des associés, les autres attributions d’actions de la société, le numéro d’identification de paie, les retenues syndicales et les données sur les actions, l’éligibilité aux heures supplémentaires et la rémunération des heures supplémentaires.
• Dossiers de gestion, tels que les détails de toute action ordinaire ou mandat d’administrateur.
• Renseignements contractuels, tels que les conditions d’emploi, le contrat de travail et les autres politiques applicables à votre emploi, le plan de départ et les données d’admissibilité.
• Renseignements sur les congés, tels que les registres des heures de travail (y compris les registres des congés et autres absences, le statut des congés, les heures travaillées et les heures standard du service), les données salariales, ainsi que les dates et motifs d’embauche/réembauche et de licenciement.
• Données d’accès et d’utilisation du système et des applications, telles que les renseignements requis pour accéder aux systèmes Capital One, le compte de messagerie instantanée, l’identifiant du serveur central, les mots de passe du système, la succursale, le pays/la région/la province, les détails de l’ancienne entreprise/succursale/département, les enregistrements d’appels ou de vidéos, et le contenu électronique produit à l’aide des systèmes Capital One, les données d’utilisation du système et d’autres données relatives aux appareils (y compris l’historique de navigation et les journaux du navigateur, les journaux et messages électroniques, les journaux du système ou des outils de développement, d’autres journaux d’accès et d’activité, type et version du navigateur web et du système d’exploitation, historique de recherche, contenu des messages texte et instantanés envoyés ou reçus à l’aide d’un appareil Capital One, données de localisation/géolocalisation de l’appareil, et renseignements vidéo et audio provenant de conférences/réunions, de partages d’écran, de formations et de webinaires).
• Renseignements relatifs au contrôle d’accès et à la sécurité physique, tels que les données de lecture de badge, les laissez-passer d’entrée dans les bâtiments, les enregistrements de vidéosurveillance et les plaques d’immatriculation.
• Renseignements sur les voyages et les événements, tel que les restrictions alimentaires, les détails des voyages et des transactions pour les voyages d’affaires, les renseignements sur le remboursement des frais et les détails de l’itinéraire de voyage.
• Données d’enquête, telles que vos réponses à des questionnaires, des enquêtes et des demandes de commentaires.
• Données issues des réseaux sociaux et autres données accessibles au public, telles que les renseignements accessibles au public disponibles sur vos comptes de réseaux sociaux.
• Déductions, telles que des déductions concernant vos préférences, vos capacités, vos aptitudes et vos caractéristiques.
• Renseignements médicaux/de santé, tels que les symptômes et les résultats des tests COVID-19, le statut vaccinal, la température, les aménagements demandés. Nous collectons ces renseignements afin de prendre en compte un handicap ou une maladie, de promouvoir la santé publique et celle de nos associés, de gérer les effectifs et d’offrir des avantages sociaux.
• Renseignements sensibles : dans certains cas, nous traitons certains types de renseignements sensibles, tels que l’origine raciale/ethnique, le sexe/l’identité sexuelle, le handicap et les renseignements médicaux/de santé. Nous ne collectons ces renseignements que si cela est nécessaire pour remplir des obligations spécifiques, fournir des avantages spécifiques ou contrôler l’égalité des chances, et cette collecte est autorisée par la loi applicable. Lorsque la loi l’exige, nous vous demanderons votre consentement avant de traiter tout renseignement personnel considéré comme sensible en vertu des lois applicables, notamment l’origine raciale/ethnique, l’origine nationale, la religion, le genre/l’identité de genre, la vie ou les pratiques sexuelles ou l’orientation sexuelle, l’état civil, le handicap, les renseignements médicaux/de santé (y compris le statut de handicap et les renseignements sur le statut vaccinal), les renseignements génétiques ou biométriques (y compris les modèles biométriques), les convictions politiques ou philosophiques, l’appartenance à un parti politique ou à un syndicat, le statut d’ancien combattant, certains renseignements relatifs à la vérification des antécédents, ainsi que le casier judiciaire ou les renseignements relatifs à d’autres procédures judiciaires ou administratives.
• Toute autre renseignement que vous choisissez de nous fournir.

Nous pouvons traiter les renseignements personnels vous concernant aux fins énumérées ci-dessous, sur la base d’une ou de plusieurs des raisons suivantes, conformément aux lois applicables : (i) parce que nous y sommes tenus par la législation locale applicable; (ii) parce que ces renseignements sont nécessaires à l’exécution du contrat de travail et d’autres politiques applicables à votre emploi; (iii) parce que ces renseignements revêtent une importance particulière pour nous et que nous avons un intérêt légitime spécifique à les traiter; ou (iv) lorsque cela est nécessaire pour protéger les intérêts vitaux de toute personne.

• Recrutement et vérification des antécédents : recruter des candidats et des associés pour des postes vacants et vérifier leurs antécédents afin de confirmer la véracité des renseignements fournis dans leur candidature, tels que leur formation, leur expérience, leur autorisation de travail (y compris le droit de travailler au Royaume-Uni et le parrainage de visa, le cas échéant) et leurs qualifications; apporter des ajustements raisonnables à nos processus de recrutement; et veiller à ce que des mesures de protection appropriées soient en place pour éviter tout préjugé injuste dans nos processus de recrutement. Nous mènerons ces activités avec votre consentement, afin de nous conformer à une obligation légale et/ou sur la base, le cas échéant, de nos intérêts légitimes, tels que la garantie de l’exactitude de votre candidature et la promotion d’un environnement de travail sûr.
• Intégration : intégrer un nouvel employé (ou un réembauché) dans notre système de ressources humaines et gérer le processus d’intégration (notamment en fournissant au nouvel employé un compte de messagerie électronique, un accès aux systèmes et aux installations); et traiter les autorisations de travail. Nous mènerons ces activités afin de gérer notre relation contractuelle avec vous.
• Gestion des salaires et des avantages sociaux : gérer et traiter les salaires, les paiements, les évaluations, les rémunérations et autres avantages tels que les options sur actions, les attributions d’actions et les primes, les pensions et les plans d’épargne, les congés, les soins de santé; accorder des prêts; faciliter les déductions fiscales; traiter les congés et les congés maladie; gérer les dépenses professionnelles et les remboursements; honorer les autres avantages contractuels. Nous mènerons ces activités afin de gérer notre relation contractuelle avec vous.
• Gestion de la discipline et des performances : réaliser des évaluations, gérer les performances; traiter les promotions; fournir des références professionnelles; gérer les questions disciplinaires; et examiner les décisions en matière d’emploi. Nous mènerons ces activités afin de gérer notre relation contractuelle avec vous et/ou sur la base, le cas échéant, de nos intérêts légitimes, tels que la promotion des talents au sein de Capital One et la prise de mesures disciplinaires à l’encontre des associés en cas de violation du contrat de travail ou de la politique de l’entreprise.
• Formation des associés : planifier, administrer et contrôler les exigences en matière de formation, les activités de développement de carrière et les compétences. Nous mènerons ces activités afin de gérer notre relation contractuelle avec vous.
• Départ (c’est-à-dire traitement des congés, des mutations, des détachements et des licenciements) : traiter les congés; gérer les congés maladie; les détachements; les mutations; les licenciements; et fournir des références vous concernant à d’autres employeurs. Nous mènerons ces activités afin de gérer notre relation contractuelle avec vous.
• Promotion des initiatives en faveur de la diversité et des affiliations à des groupes : surveiller et favoriser l’égalité des chances dans les processus de recrutement et d’emploi, notamment pour se conformer aux lois et réglementations applicables (telles que les exigences relatives à la préparation et à la divulgation de statistiques sur la diversité au sein de Capital One); et promouvoir les groupes d’employés parrainés par l’entreprise. Nous mènerons ces activités sur la base, le cas échéant, de nos intérêts légitimes, tels que la promotion de la diversité sur le lieu de travail et/ou avec votre consentement.
• Organisation de voyages et d’événements : organiser des voyages d’affaires; faciliter le travail à l’étranger; tenir compte des restrictions alimentaires et des handicaps; et promouvoir la santé des associés et la santé publique (par exemple dans le contexte de la pandémie de COVID-19). Nous mènerons ces activités afin de gérer notre relation contractuelle avec vous, sur la base, le cas échéant, de nos intérêts légitimes, tels que l’organisation d’événements et de voyages et la protection des intérêts vitaux de nos associés, et/ou avec votre consentement.
• Communications, installations et opérations : exploiter et gérer les systèmes informatiques, les systèmes de communication et les installations; créer et tenir à jour un ou plusieurs répertoires internes des associés; faciliter les communications avec vous; protéger la santé et la sécurité des associés et promouvoir la santé publique (par exemple dans le contexte de la pandémie de COVID-19). Nous mènerons ces activités sur la base, le cas échéant, de nos intérêts légitimes, tels que l’exploitation des systèmes informatiques, des communications et des installations et/ou la protection des intérêts vitaux de nos associés.
• Intervention en cas d’urgence : assurer la sécurité du personnel et des visiteurs sur site; répondre, traiter et documenter les accidents sur site et les urgences médicales et autres; surveiller activement les propriétés afin de garantir une prévention, une réponse et une documentation adéquates des incidents (y compris la vidéosurveillance); demander l’aide des services d’urgence; envoyer des notifications et des alertes en cas d’incidents ou d’urgences (p. ex., par message texte, courriel, appel, messages sur les appareils audiovisuels, etc.). Nous nous engageons dans ces activités afin de respecter nos obligations légales, par exemple en matière d’incidents liés à la santé et à la sécurité, sur la base, le cas échéant, de nos intérêts légitimes, tels que la surveillance des propriétés par vidéosurveillance afin d’assurer la sécurité des personnes et/ou de protéger leurs intérêts vitaux, par exemple en contactant les services médicaux ou d’urgence lorsque la vie d’une personne est en danger.
• Détection, enquête et prévention des fraudes et autres infractions ou manquements aux politiques internes de l’entreprise : surveiller et tester la conformité à nos politiques internes, y compris conformément aux politiques et procédures de l’entreprise en matière de surveillance des téléphones, des courriels, d’Internet et d’autres ressources de l’entreprise, et d’autres activités de surveillance autorisées par la législation locale; et mener des enquêtes, y compris les signalements par des associés d’allégations d’actes répréhensibles, de violations des politiques, de fraude ou de problèmes liés aux rapports financiers, et se conformer aux politiques et procédures internes. Nous mènerons ces activités sur la base, le cas échéant, de nos intérêts légitimes, tels que la prévention de la fraude et/ou le respect d’une obligation légale.
• Surveiller, rechercher et examiner les communications de l’entreprise et des associé ainsi que l’utilisation des actifs de l’entreprise afin de garantir le respect des politiques internes et des lois/réglementations applicables : contrôler la conformité à nos politiques internes, y compris conformément aux politiques et procédures de Capital One en matière de surveillance des communications téléphoniques, des courriels, d’Internet et d’autres ressources de Capital One, ainsi que d’autres activités de surveillance autorisées par la législation locale. Nous mènerons ces activités sur la base, le cas échéant, de nos intérêts légitimes, tels que la prévention de la fraude et/ou le respect d’une obligation légale.
• Analyse et planification de la main-d’œuvre, et continuité des activités : réaliser des rapports sur la main-d’œuvre et des analyses de données/tendances, ainsi que la planification stratégique, la planification de la relève, la gestion de projets; gérer les actifs de l’entreprise; mener des enquêtes auprès des associés; concevoir des programmes de fidélisation des associés; allouer les actifs et les ressources humaines de l’entreprise; et assurer la continuité des activités et la gestion des crises. Nous mènerons ces activités sur la base, le cas échéant, de nos intérêts légitimes, tels que l’allocation appropriée et équitable des ressources et la garantie de la continuité des activités, et/ou avec votre consentement.
• Exécution des opérations commerciales : exploiter et gérer les systèmes et installations de communication informatique; gérer le développement des produits et services; améliorer les produits et services, gérer les actifs de l’entreprise; allouer les actifs et les ressources humaines de l’entreprise; planification stratégique; gestion de projet; continuité des activités; compilation des pistes de vérification et autres outils de production de rapports; tenir à jour les registres relatifs aux activités commerciales, à la budgétisation, à la gestion financière et à la production de rapports; communications; et gestion des fusions, acquisitions, ventes, réorganisations ou cessions et intégration avec l’acheteur. Nous mènerons ces activités sur la base, le cas échéant, de nos intérêts légitimes et/ou afin de nous conformer à une obligation légale.
• Mise en œuvre et développement d’un programme de sécurité des renseignements : effectuer des analyses de la main-d’œuvre afin d’identifier les tendances dans l’utilisation des systèmes technologiques et des renseignements qui nous sont confiés, ainsi que du personnel et des biens de Capital One; et appliquer des mesures de protection techniques pour sécuriser les renseignements de Capital One, y compris la mise en œuvre d’un logiciel de prévention des pertes de données afin de détecter les incidents potentiels liés à la sécurité des données. Nous mènerons ces activités sur la base, le cas échéant, de nos intérêts légitimes, tels que la garantie de la sécurité de nos renseignements et de nos réseaux et/ou le respect d’une obligation légale.
• Respect des obligations légales (dans tous les pays où nous exerçons nos activités) : respecter les exigences légales et autres applicables à nos activités dans tous les pays, provinces ou régions où nous opérons, telles que les obligations de conservation des documents et de déclaration; réaliser des audits; se conformer aux inspections gouvernementales et autres demandes des autorités gouvernementales ou publiques; répondre aux procédures judiciailes telles que les assignations à comparaître; exercer nos droits et recours légaux; nous défendre dans le cadre de litiges; gérer les plaintes ou réclamations internes (y compris celles reçues via la hotline); mener des enquêtes, notamment sur les signalements d’allégations d’actes répréhensibles, de violations de politiques, de fraudes ou de problèmes liés aux rapports financiers; et se conformer aux politiques et procédures internes. Nous mènerons ces activités afin de gérer notre relation contractuelle avec vous, sur la base, le cas échéant, de nos intérêts légitimes, tels que la protection de notre marque et l’introduction ou la défense de recours juridiques et/ou le respect d’une obligation légale telle que des procédures judiciaires.

Nous pouvons partager des renseignements personnels avec les tiers non affiliés suivants, en plus de les partager avec nos affiliés :

• Conseillers professionnels : comptables, auditeurs, avocats, assureurs, banquiers et autres conseillers professionnels externes dans tous les pays, provinces ou régions où Capital One exerce ses activités.
• Prestataires de services : entreprises qui fournissent des produits et services à Capital One, tels que des services de ressources humaines, des prestataires d’avantages sociaux, des services de gestion des voyages, la gestion des performances, la gestion des dépenses, les fournisseurs et le support de systèmes informatiques; les sociétés de cartes de crédit, les organismes et associations commerciaux et autres prestataires de services.
• Autorités publiques et gouvernementales : entités qui réglementent ou ont juridiction sur Capital One, telles que les autorités réglementaires, les forces de l’ordre et les organismes publics et judiciaires.
• Dans le cadre d’une vente ou d’une transaction commerciale : Nous avons un intérêt légitime à divulguer ou à transférer vos renseignements personnels à un tiers en cas de réorganisation, fusion, vente, coentreprise, cession, transfert ou autre aliénation de tout ou partie de notre entreprise, de nos actifs ou de nos actions (y compris dans le cadre d’une faillite ou d’une procédure similaire).
• Autres tiers que vous avez autorisés ou chargés de partager des renseignements personnels avec nous, tels que les membres de votre famille.

Nous pouvons recevoir des renseignements personnels directement de votre part ainsi que d’autres sources :

• les collègues de Capital One;
• nos clients;
• vos anciens employeurs, écoles ou autres références;
• nos fournisseurs de services (y compris les installations, les plateformes de gestion des ressources humaines telles que Workday et d’autres fournisseurs de services informatiques);
• les recruteurs et les agences;
• les organismes d’octroi de licences/certifications;
• les autorités publiques (p. ex., les autorités fiscales, les organismes de sécurité sociale, les organismes chargés de l’application de la loi ou d’autres organismes gouvernementaux);
• les fournisseurs de services sociaux (y compris les fournisseurs de soins de santé et les assureurs de l’entreprise);
• les conseillers professionnels (y compris les comptables, les auditeurs, les avocats, les assureurs, les banquiers et autres conseillers professionnels externes);
• les bases de données accessibles au public (telles que les comptes de réseaux sociaux professionnels);
• les fournisseurs de services de vérification des antécédents et de solvabilité (lorsque la législation locale le permet); et
• d’autres tiers que vous avez autorisés ou chargés de partager des renseignements personnels avec nous, tels que des membres de votre famille.

Les sociétés affiliées pouvant être couvertes par le présent avis comprennent :

• Capital One, Amérique du Nord
• Capital One Services, LLC
• Capital One Services (Canada) Inc
• Capital One Services (India) Private Limited
• Capital One Philippines Support Services Corp.
• Capital One Services, Inc (Succursale britannique)
• Capital One Technology Labs Mexico, WeWork Torre Reforma Latino, c/o Capital One Technology Labs Mexico, S. De R.L. de C.V. Av. Paseo de la Reforma 296, Int. 27-101, Col. Juárez, Alcaldía Cuauhtémoc 06600, Ciudad de México, México
• Discover Financial Services
• Discover Global Employment Corporation Private Ltd, Herwana, Secretary – Corporate Department, 25 North Bridge Road, Level 7, Singapore 179104
• Discover Information Technology (Shanghai) Ltd
• DFS International Incorporated
• DFS (Hong Kong) Ltd
• DFS Services LLC
• DFS UK Ltd, y compris sa succursale française
• Diners Club Services Private Ltd Mumbai
• Diners Club Taiwan Ltd
• Velocity Mobile Limited

Veuillez communiquer avec nous en utilisant les coordonnées indiquées ci-dessus dans la section Vos droits, vos questions et vos réclamations du présent avis si vous avez des questions sur la manière dont Capital One utilise les renseignements personnels pour les sociétés affiliées susmentionnées.

Vous pouvez communiquer avec l’autorité chargée de la protection des données de votre pays ou région en utilisant les coordonnées suivantes, le cas échéant :

• Canada (fédéral) – Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
• Canada (Québec) – Commission d’accès à l’information du Québec
• France – Commission nationale de l’informatique et des libertés
• Allemagne – Autorités régionales chargées de la protection des données
• Hong Kong – Bureau du commissaire à la protection des données personnelles
• Inde – Conseil de protection des données (pas encore établi)
• Japon – PPC 個人情報保護委員会 (Commission de protection des renseignements personnels)
• Mexique – La Secretaria Anticorrupción y Buen Gobierno (Secrétariat à la lutte contre la corruption et à la bonne gouvernance)
• Philippines – Commission nationale de protection de la vie privée
• Singapour – Commission de protection des données personnelles
• Suède – Integritetsskyddsmyndigheten (Autorité de protection de la vie privée)
• Taïwan – 個人資料保護委員會 (Commission de protection des données personnelles) (pas encore établie)
• Turquie – Kisisel Verileri Koruma Kurumu (Autorité de protection des données personnelles)
• Royaume-Uni – Bureau du commissaire à l’information et à la protection des données
• Émirats arabes unis (DIFC) – Commissaire à la protection des données, Autorité du Centre financier international de Dubaï